Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Responsable

Fundación Red Sanar

Domicilio

Medellín, Colombia

Correo electrónico

info@redsanarmedellin.com

Sitio web

www.redsanarmedellin.com

2. Alcance de esta política

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Red Sanar en el desarrollo de sus actividades y, específicamente, a los datos suministrados por las personas que se registren o participen en el 11.º Seminario Impacto de la Prematuridad en el Neurodesarrollo.

El seminario está dirigido a participantes de diferentes países, principalmente de Latinoamérica. Por esta razón, esta política está redactada para informar a todos los participantes, independientemente de su país de residencia.

Cuando una legislación diferente a la colombiana resulte aplicable al tratamiento de los datos de un determinado titular, Red Sanar procurará cumplir las obligaciones que correspondan de acuerdo con las circunstancias y el alcance de dicha normativa.

3. Datos personales que podemos recolectar

Para gestionar la inscripción y participación en el seminario, Red Sanar podrá recolectar los siguientes datos:

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono o WhatsApp.
• País.
• Ciudad, cuando sea necesario.
• Perfil o relación con el seminario, por ejemplo: profesional de la salud, docente, padre, madre o familiar, u otro.
• Información necesaria para gestionar la participación en el evento.

Red Sanar procurará recolectar únicamente los datos que sean pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.

No es necesario suministrar información clínica, diagnósticos, antecedentes médicos ni información relacionada con la salud de los participantes o de los niños para inscribirse al seminario.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar la inscripción al seminario.
• Confirmar la participación del inscrito.
• Enviar información relacionada con el seminario.
• Enviar el enlace de transmisión y las instrucciones necesarias para participar.
• Enviar recordatorios, cambios de horario, modificaciones de programación y demás información relacionada con el evento.
• Facilitar el ingreso al grupo oficial de WhatsApp del seminario.
• Atender preguntas, solicitudes o requerimientos relacionados con el evento.
• Llevar registros administrativos y estadísticos de participación en las actividades de Red Sanar.
• Gestionar la entrega de certificados, cuando corresponda.
• Conservar registros necesarios para acreditar la participación y desarrollo del evento.
• Cumplir obligaciones legales aplicables a la Fundación.
• Enviar información sobre futuros seminarios, cursos, programas o actividades de Red Sanar únicamente cuando el titular haya otorgado una autorización para dicha finalidad.

La información personal no será utilizada para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular, salvo que exista una obligación legal o una autorización que lo permita.

5. Autorización del titular

La entrega de datos personales mediante el formulario de inscripción estará acompañada de una autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos, de acuerdo con las finalidades indicadas en esta política.

Red Sanar conservará evidencia de la autorización otorgada por el titular.

La legislación colombiana establece que el tratamiento, como regla general, requiere autorización previa, expresa e informada del titular y que este debe ser informado sobre las finalidades del tratamiento.

6. Grupo oficial de WhatsApp

Como parte del proceso de inscripción, el participante podrá ingresar al grupo oficial de WhatsApp del seminario.

El participante debe tener en cuenta que, debido al funcionamiento de WhatsApp, su número de teléfono puede ser visible para otros integrantes del grupo.

El grupo será utilizado para compartir información relacionada con el seminario, incluyendo:

• Enlaces de transmisión.
• Recordatorios.
• Horarios.
• Cambios en la programación.
• Información académica y logística relacionada con el evento.

Red Sanar procurará que el grupo sea utilizado exclusivamente para comunicaciones relacionadas con el seminario.

El participante podrá decidir no ingresar al grupo cuando exista un mecanismo alternativo habilitado por Red Sanar para recibir la información necesaria para participar.

7. Uso de plataformas y servicios tecnológicos

Para organizar, gestionar y realizar el seminario, Red Sanar podrá utilizar plataformas y proveedores tecnológicos que presten servicios de:

• Registro e inscripción.
• Formularios.
• Correo electrónico.
• Mensajería.
• Almacenamiento de información.
• Videoconferencia.
• Transmisión en vivo.
• Gestión administrativa.

Entre las plataformas que podrán utilizarse se encuentran, entre otras, WhatsApp, Zoom y YouTube, así como los servicios tecnológicos necesarios para el funcionamiento de la página web y la gestión de las inscripciones.

Estas plataformas pueden realizar tratamientos de información de acuerdo con sus propias políticas de privacidad y condiciones de uso.

Cuando corresponda, Red Sanar adoptará las medidas necesarias para que los proveedores que actúen como encargados del tratamiento utilicen los datos únicamente para las finalidades autorizadas y cumplan las obligaciones aplicables en materia de protección de datos.

La legislación colombiana contempla la posibilidad de que los responsables utilicen encargados ubicados dentro o fuera de Colombia, bajo las condiciones correspondientes.

8. Transferencia o transmisión internacional de datos

Debido al carácter internacional del seminario y al uso de determinadas plataformas tecnológicas, algunos datos personales podrán ser tratados o almacenados por proveedores ubicados fuera de Colombia.

Cuando se produzca una transferencia o transmisión internacional de datos personales, Red Sanar adoptará las medidas y cumplirá los requisitos que resulten aplicables conforme a la legislación colombiana y, cuando corresponda, a otras normas aplicables.

La legislación colombiana contempla reglas específicas para la transferencia internacional de datos personales y establece condiciones para dichas operaciones.

9. Fotografías, videos y grabaciones

El seminario podrá ser grabado y transmitido mediante plataformas digitales con el propósito de realizar la transmisión del evento, conservar las memorias académicas y divulgar contenidos relacionados con las actividades de Red Sanar.

Las grabaciones de las conferencias podrán incluir la imagen y/o voz de los ponentes y participantes que intervengan durante la transmisión.

Red Sanar podrá utilizar las grabaciones del evento para fines relacionados con la realización, documentación y divulgación académica del seminario, de acuerdo con las autorizaciones correspondientes.

La inscripción al seminario no constituye por sí misma una autorización ilimitada para utilizar la imagen de un participante con fines publicitarios.

Cuando Red Sanar pretenda utilizar fotografías, videos o imágenes identificables de participantes con fines promocionales o publicitarios, procurará obtener la autorización correspondiente.

10. Datos sensibles

Red Sanar procurará no solicitar ni recolectar datos sensibles para la inscripción al seminario.

En particular, no es necesario informar diagnósticos, antecedentes médicos, condiciones de salud, discapacidad, información genética u otros datos relacionados con la salud para participar en el evento.

Si en alguna actividad futura fuera necesario recolectar datos sensibles, Red Sanar informará previamente al titular sobre dicha circunstancia, la finalidad específica y el carácter facultativo de proporcionar esta información, y solicitará la autorización que corresponda.

La Ley 1581 establece reglas especiales para el tratamiento de datos sensibles y exige especial protección para este tipo de información.

11. Datos de niñas, niños y adolescentes

El seminario puede abordar temas relacionados con prematuridad, neurodesarrollo y atención de niños y adolescentes.

Sin embargo, el formulario de inscripción está dirigido al participante y no requiere suministrar datos personales de niñas, niños o adolescentes.

Si en el desarrollo de alguna actividad de Red Sanar fuera necesario recolectar información personal de un menor de edad, se aplicarán las normas y medidas especiales de protección correspondientes.

12. Derechos de los titulares

Las personas cuyos datos personales sean tratados por Red Sanar podrán ejercer, de acuerdo con la legislación aplicable, los siguientes derechos:

• Conocer los datos personales que Red Sanar tenga sobre ellas.
• Solicitar la actualización de sus datos.
• Solicitar la rectificación de datos incorrectos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización otorgada, cuando legalmente sea posible.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Estos derechos se encuentran reconocidos, entre otros, por la Ley 1581 de 2012.

13. Consultas, solicitudes y reclamos

El titular podrá ejercer sus derechos o presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales mediante comunicación dirigida a:

Entidad

Fundación Red Sanar, Medellín, Colombia

Correo electrónico

info@redsanarmedellin.com

La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al titular y permitir a Red Sanar comprender y atender la solicitud.

Red Sanar dará respuesta de acuerdo con los términos establecidos por la legislación aplicable.

14. Seguridad de la información

Red Sanar adoptará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción no autorizada.

Asimismo, procurará que las personas que intervengan en el tratamiento de los datos mantengan la debida confidencialidad respecto de la información a la que tengan acceso.

15. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales o administrativas, acreditar la participación en las actividades de Red Sanar y ejercer los derechos correspondientes.

Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista una obligación legal o contractual de conservarlos, Red Sanar procederá de acuerdo con sus procedimientos internos y la legislación aplicable.

16. Comunicaciones posteriores al seminario

Cuando el titular haya autorizado recibir información adicional de Red Sanar, la Fundación podrá enviar comunicaciones relacionadas con:

• Nuevos seminarios.
• Cursos.
• Programas de formación.
• Actividades académicas.
• Contenidos educativos.
• Otras actividades relacionadas con el objeto de la Fundación.

La autorización para recibir estas comunicaciones podrá ser independiente de la autorización necesaria para gestionar la inscripción y participación en el seminario.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir este tipo de comunicaciones, de acuerdo con la legislación aplicable.

17. Modificaciones de esta política

Red Sanar podrá actualizar o modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario debido a cambios normativos, administrativos, tecnológicos o relacionados con las actividades de la Fundación.

Cuando se realicen cambios sustanciales, Red Sanar procurará informar a los titulares a través de los medios disponibles.

La versión vigente estará disponible a través de los canales oficiales de Red Sanar.

18. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 5 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras Red Sanar realice actividades de tratamiento de datos personales.